Una forma importante de apoyar a un colega que debe tomar una licencia por una cirugía o tratamiento relacionado con el cáncer es asumir el rol de punto de contacto o persona enlace entre quien está de licencia y el resto de la oficina que podría encargarse de partes de su trabajo mientras esté fuera.

“Cuando se designa a un punto de contacto, la persona que toma la licencia no tiene que comunicarse con una docena de personas con frecuencia”, dice Anne Pasley-Stuart, presidenta y directora ejecutiva de Pasley-Stuart HR Consultants en Boise, Idaho. “Eso es importante, porque es esencial que quien está enfermo conserve su energía. La energía se vuelve un recurso valioso cuando alguien se recupera de una cirugía o recibe tratamiento”.

Según Pasley-Stuart, el rol suele asignarlo un supervisor o gerente. “No es raro que alguien del propio departamento o equipo se ofrezca voluntariamente”, señala. “A menudo es alguien que ha vivido un problema similar y entiende los desafíos que su colega enfrenta”.

Si tiene aviso previo antes de que su colega se tome la licencia, asegúrese de preguntar:

• ¿Cuáles son los asuntos críticos en tu mesa ahora mismo?
• ¿En qué punto está el flujo de trabajo?
• ¿Quiénes son los clientes o cuentas más problemáticos?

“Necesita saber quién, qué y cuándo”, dice Pasley-Stuart. “También tiene que saber dónde, es decir, dónde están los archivos que va a necesitar, para no perder tiempo buscándolos. Si tiene que representar a su colega en ciertos temas, debe recibir un informe completo”.

Lynda Ford, presidenta de The Ford Group, firma de consultoría de recursos humanos en Lee Center, Nueva York, recomienda clasificar los asuntos por importancia en la primera reunión con su colega. “Identifique lo que es crítico y urgente, lo crítico pero no urgente, y lo que no es ni urgente ni crítico”, aconseja. “Luego diseñe un plan para atender las preguntas que vayan surgiendo sobre esos temas. Decidan si el correo electrónico o el buzón de voz será el canal preferido, y establezcan un plazo para responder, según la urgencia”.

“También es buena idea intercambiar los números de teléfono de casa además de los de la oficina en esa conversación inicial”, agrega Pasley-Stuart. “Puede que se comuniquen a horas poco habituales, porque la persona a quien está ayudando tal vez no siempre se sienta bien durante el horario laboral para atender su llamada”.

En esa misma conversación, pregunte cómo quiere su colega que se atienda su teléfono mientras esté de licencia. “Pregunte qué le gustaría que quien conteste diga a las personas que llamen”, sugiere Ford, quien es sobreviviente de cáncer de mama desde hace 10 años. “Si la persona tiene tiempo para llamar a contactos clave, debería avisar que estará fuera por un tiempo. Si tiene contacto con clientes externos, es bueno asegurarles que no habrá interrupción del servicio”.

Si no hay tiempo para hablar de todo esto antes de la licencia, intente comunicarse en cuanto su colega se sienta lo suficientemente bien para tratar asuntos de trabajo.

Para minimizar la intrusión durante la convalecencia, “haga cada día una lista de los temas que necesita revisar cuando llame, para resolver todo de una sola vez”, recomienda Ford. “Si una vez al día no alcanza, intente una llamada en la mañana y otra en la tarde”.

Ford, quien tomó cuatro semanas de licencia tras su cirugía, también sugiere que el punto de contacto lleve un registro diario de llamadas en una carpeta. “Divida la carpeta por áreas clave de responsabilidad”, dice. “Por ejemplo, en mi trabajo llevaba beneficios, capacitación, relaciones con empleados, reclutamiento y seguridad”.

El valor psicológico

Si le cuesta imaginar que alguien quiera pensar en el trabajo tras recibir un diagnóstico, Pasley-Stuart ofrece esta mirada:

“Algunas personas querrán desconectarse por completo durante la licencia médica. Sin embargo, para muchas, incluyéndome, mantenerse en contacto con colegas puede ser reconfortante. Personalmente, yo estaba lista para hablar al día siguiente de mi cirugía. No quería aislarme”.

Ford señala que atender temas de oficina puede ser útil para quienes afrontan el cáncer. “Saber que aún hay tareas importantes por hacer y que todavía te necesitan en la oficina te impulsa a seguir. Puede ser un gran motivador”.

Si no está seguro del nivel de participación laboral que su colega quiere tener durante la licencia, pregúntele. Ford sugiere: “Queremos mantenerte al tanto, pero también queremos que tengas tiempo para recuperarte. ¿Qué te gustaría que hagamos?”. Según Ford, “la comunicación constante y coherente es clave para que este arreglo funcione”.

Pasley-Stuart coincide en que la franqueza es esencial. “Debe existir un alto nivel de confianza entre el punto de contacto y la persona a la que apoya”, afirma. “Si quien está enfermo no se siente bien cuando el punto de contacto llama, tiene que sentirse con libertad para decirlo”.

Cuándo retroceder

¿Cómo manejar el regreso al trabajo?

“Cuando la persona vuelva, lo ideal es reintegrarla de forma gradual”, recomienda Ford. “Probablemente querrá retomar todo y demostrar que puede hacer lo mismo de antes. En la práctica, puede tomar tiempo recuperar el ritmo”.

Ford sugiere hacer una lista de cambios ocurridos para actualizar a su colega si no se hizo por correo a medida que iban pasando. También recomienda una sesión de retroalimentación al regreso. “Conversen qué funcionó y qué no. Hagan un resumen por escrito. Puede ser útil si el gerente necesita apoyar a otra persona con cáncer en el futuro”.

Considere sus límites

Antes de ofrecerse como punto de contacto, Pasley-Stuart recomienda preguntarse si está dispuesto a comprometerse el tiempo que sea necesario. “Es un trabajo importante ayudar a alguien en un momento crítico, pero no asuma más de lo que puede”, advierte. “El rol puede durar bastante, quizá más de lo que imaginó, y hay que estar dispuesto a sostenerlo”.

Una alternativa es acordar que otra persona del equipo pueda relevarlo si la licencia se extiende. “Lo ideal es que una sola persona lleve el rol, pero si no es realista, procure que el traspaso sea fluido”, aconseja Pasley-Stuart. “Ahí el registro diario y el resumen de proyectos y tareas son de gran valor. El uso de colores para identificar archivos, si no se hizo antes, también ayuda. No queremos que quien releva tenga que reinventar la rueda”.

“El punto de contacto también debe saber que las necesidades de la persona con cáncer cambian con el tiempo”, apunta Ford. “Los sistemas que se arman al inicio tal vez no alcancen en el tercer o cuarto mes. Por ejemplo, al principio es posible que no haga falta delegar mucho, pero con el tiempo puede requerirse más ayuda”.

Eso también puede aplicarse tras el regreso. Ford, desde su experiencia, comenta: “Al principio la quimioterapia no es tan dura para el cuerpo. Después de mi primer ciclo me sentía bien y con energía para todo. De hecho, si alguien me hubiese sugerido delegar ciertas tareas apenas volví, me habría molestado. En el cuarto mes de quimio, en cambio, agradecía cualquier ayuda. Ya se sienten los efectos acumulados y se hace más difícil sostener la carga diaria”.